MANAJEMEN
DAN ORGANISASI
1.
Manajemen
Pengertian dan
Peranan Manajemen
Istilah
manajemen berasal daari dari kata manage (Perancis) yang berarti memerintah
atau mengendalikan, atau kata managiare( Italia) yang artinya melatih, dan dari
kata to manage (Inggirs) yang artinya mengelola atau mengurus.
Dalam
beberapa literaturm, istilah manajemen mengandung tiga pengeetian , antara lain
:
a.
Manajemen
sebagai suatu proses
b.
Manajemen
sebagai suatu ilmu
c.
Manajemen
sebagai suatu seni dan ilmu.
Latar Belakang
Sejarah manajemen
1. Manajemen Kuno
Mesir (piramid) and China (Tembok Besar China)
Bangsa Venesia (lini perakitan kapal perang)
2. Adam Smith
Mempublikasi “The Wealth of Nations” pd tahun 1776
Pendukung konsep pembagian/spesialisasi kerja (division of labor: job
specialization) untuk meningkatkan produktivitas pekerja
3. Revolusi Industri
Mengganti tenaga manusia dg tenaga mesin
Menciptakan organisasi besar berdasarkan kebutuhan manajemen.
Manajemen Ilmiah
Fredrick Winslow Taylor “Bapak” manajemen ilmiah
Publikasi: Principles of Scientific Management (1911)
A. Teori Manajemen Ilmiah
Menggunakan metoda ilmiah untuk menentukan “satu cara terbaik” untuk suatu
tugas:
Menempatkan orang yg tepat pd pekerjaan tertentu dg perlengkapan dan alat yg
tepat.
Memiliki metoda standar untuk melakukan pekerjaan.
Menyediakan insentif ekonomi kpd pekerja.
5 Prinsip Manajemen Taylor :
1.Mengembangkan sains bagi setiap elemen kerja individu, yang akan mengganti
metoda rule-of-thumb yg lama.
2.Memilih kemudian melatih, mengajar, dan mengembangkan pekerja secara ilmiah.
3.Bekerjasama secara tulus dg pekerja demi menjamin semua pekerjaan yg
dilakukan sesuai dg prinsip-prinsip ilmiah yg telah dikembangkan.
4.Membagi kerja dan tanggungjawab secara sama antara manajemen dan pekerja.
5.Manajemen mengambil alih seluruh pekerjaan pada saat hal itu lebih layak
dilakukan ketimbang para pekerja.
Teori Administrasi Umum
>>Henri Fayol
Percaya bahwa praktik manajemen beda dari fungsi-fungsi organisasi (seperti:
produksi, SDM, pemasaran, atau fungsi lainnya)
Mengembangkan prinsip-prinsip (14 prinsip organisasi) manajemen yg dapat
diaplikasikan di segala situasi organisasi.
14 Prinsip Manajemen menurut Fayol :
1.Pembagian kerja
2.Kewenangan
3.Disiplin
4.Kesatuan komando
5.Kesatuan arah
6.Mengutamakan kepentingan organisasi daripada kepentingan individu
7.Remunerasi
8.Sentralisasi
9.Rantai Skalar
10.Tatanan
11.Kesamaan
12.Stabilitas personalia
13.Initiatif
14.Semangat kebersamaan.
>>Max Weber
Mengembangkan teori kewenangan (authority) berdasarkan pd tipe ideal organisasi
(bureaucracy)
menekankan pd aspek kemampuan rasionalitas, prediksi, non-personal
(impersonality), kompetensi teknis, dan otoriter
Fungsi dan Proses
Manajemen
-Proses
manajemen
Proses
manajemen adalah daur beberapa gugusan kegiatan dasar yang berhubungan secara
integral, yang dilaksanakan di dalam manajemen secara umum, yaitu proses
perencanaan, proses pengorganisasian, proses pelaksanaan dan proses
pengendalian, dalam rangka mencapai sesuatu tujuan secara efektif dan efisien.
Sesungguhnya keempat proses itu merupakan hasil ikhtisar dari pelbagai pendapat
praktisi dan ahli mengenai manajemen. Proses pengendalian dilakukan dengan
pengamatan, mencermati laporan, dan melakukan inspeksi supaya pekerjaan di
semua bagian sesuai dengan persyaratan kualitas dan ketentuan rencana hasil,
dan sesuai dengan anggaran biaya. Esensi pengendalian adalah membandingkan apa
yang seharusnya terjadi dengan apa yang telah terjadi. Pemantauan kegiatan
adalah membandingkan antara standar dari rencana dengan hasil yang telah
dicapai. Sehingga bila hasil pekerjaan tidak sesuai dengan rencana perlu
dilakukan tindakan perbaikan.
Pekerjaan manajemen dalam kenyataannya tidak sesederhana mengucapkan daftar
kata "perencanaan", "pengorganisasian",
"pelaksanaan" dan "pengendalian" seperti mantera. Tetapi
keempat kata itu mewakili rumpun kegiatan yang kompleks menurut bidang kegiatan
lembaga yang dimanajemeni sebagai kategorisasi pemikiran.Proses manajemen itu
ditanamkan karena sederhana dan gampang dipahami pada para peserta gugus-mutu,
dalam rangka memanajameni pekerjaan mereka masing-masing.
-Fungsi
Manajemen
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di
dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam
melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali
diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal
abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang,
mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini,
kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu:
1. Perencanaan (planning) adalah
memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan
dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara
terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana
alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang
dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan
merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa
perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tidak dapat berjalan.
2. Pengorganisasian (organizing)
dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan
yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan
pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas
yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara
menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya,
bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas
tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.
3. Pengarahan (directing) adalah
suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk
mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha
organisasi. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau
bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk
mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan
adalah kepemimpinan (leadership).
4. Pengevaluasian (evaluating)
adalah proses pengawasan dan pengendalian performa perusahaan untuk memastikan
bahwa jalannya perusahaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Seorang
manajer dituntut untuk menemukan masalah yang ada dalam operasional perusahaan,
kemudian memecahkannya sebelum masalah itu menjadi semakin besar.
Ciri-ciri Manajer
Profesional
Manajemen
adalah perpaduan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan (planning),
pengorganisasian(organizing), pelaksanaan (actuiting), dan
pengawasan/pengendalian (controlling) untuk mencapai tujuan tertentu dalam
waktu tertentu pula. Ada juga yang mendefinisikan manajemen sebagai perpaduan
pelaksanaan fungsi-fungsi rencana (plan), kerjakan (do), periksa (check) dan
aksi (action) untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu. Selain itu,
ada yang menerapkan model fungsi-fungsi manajemen yang terkait dengan
manajemen mutu yaitu rencana (plan), kerjakan (do), study (kajian) dan aksi
(action).
Profesional
diartikan sebagai ciri-ciri kekuatan yang dimiliki seseorang berupa keahlian,
kompetensi, kerja efisien, keterampilan, kualifaid-pandai, berpengalaman, dan
sifat mengagumkan. Dalam konteks SDM, manajemen
profesional adalah pelaksanaan fungsi-fungsi tersebut dalam pengembangan
mutu SDM secara profesional. Lawannya adalah manajemen amatiran yang
ciri-cirinya bertentangan dengan ciri-ciri manajemen profesional.
Ciri-ciri manajemen profesional
dalam pengembangan mutu SDM dapat dilihat dari sisi operasional dan
manajerial yakni:1) Berbudaya
korporat: transparansi, independensi, responsif, akuntabilitas, dan
kejujuran.2) Dukungan manajemen
puncak.3) Bermanfaat untuk
kepentingan internal dan juga eksternal organisasi.4)
Berorientasi ke masa depan dengan pendekatan
holistik.5) Berdimensi jangka panjang
dan bersinambung.6) Sistem
nilai-prinsip efisiensi dan
efektivitas.7) Dilakukan secara
terencana/terprogram.8) Monitoring
dan evaluasi serta umpan balik.9)
Dilakukan oleh pelaku dan tentunya pimpinan unit yang
memiliki:a. kompetensi atau keakhlian dan
pengalaman panjang di bidangnya.b. sifat haus
pada tantangan-tantangan.c. sikap dan
ketrampilan inovatif, kreatif, inisiatif dan efisien.d.
integritas tinggi.e. sifat menghargai profesi
lain.f. sifat yang selalu siap
menghadapi setiap resiko.g. bertanggungjawab atas
setiap kata dan perbuatannya.10) Penggunaan teknologi
tepatguna.11) Kepemimpinan dalam membangun
komitmen.12) Partisipasi aktif semua
anggota.13) Kerjasama Tim.14) Pemberian
penghargaan pada tiap karyawan yang berprestasi (kompensasi termasuk peluang
pendidikan-pelatihan lanjutan dan promosi karir).15) Persuasi
pada karyawan yang kurang berprestasi untuk menjadi yang terbaik melalui
konsultasi-bimbingan dan pendidikan-pelatihan bersinambung
2.
Organisasi
Pentingnya Mengenal
Organisasi
Para ilmuan sosial hingga saat ini
masih berdiskusi tentang penggunaan istilah yang berhubugnan dengan ”seperangkat
aturan/ norma yang berfungsi untuk anggota masyarakatnya”. Istilah untuk
menyebutkan seperangkat aturan/ norma yang berfungsi untuk anggota
masyarakatnya itu, terdapat dua istilah yang digunakan, yaitu ”social
institution” dan ”lembaga kemasyarakatan”. Mana yang benar? Tentu semunya tidak
ada yang salah, semuanya benar. Hanya saja ada perbedaan penekanannya. Mereka
yang menggunakan istilah ”social institution” pada umumnya adalah para
antropolog, dengan menekankan sistem nilai-nya. Sedangkan pada sosiolog, pada
umumnya menggunakan istilah lembaga kemasyarakatan atau yang dikenal dengan
istilah lembaga sosial, dengan menekankan sistem norma yang memiliki bentuk dan
sekaligus abstrak. Pada tulisan ini, akan digunakan istilah lembaga sosial
dengan tujuan untuk mempermudah tingkat pemahaman dan sekaligus merujuk pada
kurikulum sosiologi yang berlaku saat ini.
Pada awalnya lembaga sosial
terbentuk dari norma-norma yang dianggap penting dalam hidup bermasyarakatan.
Terbentuknya lembaga sosial berawal dari individu yang saling membutuhkan ,
kemudian timbul aturan-aturan yang disebut dengan norma kemasyarakatan. Lembaga
sosial sering juga dikatakan sebagai sebagai Pranata sosial.
Suatu norma tertentu
dikatakan telah melembaga apabila norma tersebut :
- Diketahui
- Dipahami dan dimengerti
- Ditaati
- Dihargai
Lembaga sosial merupakan tata cara
yang telah diciptakan untuk mengatur hubungan antar manusia dalam sebuah wadah
yang disebut dengan Asosiasi. Lembaga dengan Asosiasi memiliki hubungan yang
sangat erat. Namun memiliki pengartian yang berbeda. Lembaga yangg tidak
mempunyai anggota tetap mempunyai pengikut dalam suatu kelompok yang disebut
asosiasi. Asosiasi merupakan perwujudan dari lembaga sosial. Asosiasi memiliki
seperangkat aturan, tatatertib, anggota dan tujuan yang jelas. Dengan kata lain
Asosiasi memiliki wujud kongkret, sementara Lembaga berwujud abstrak.
Istilah lembaga sosial oleh Soerjono Soekanto disebut juga lembaga
kemasyarakatan. Istilah lembaga kemasyarakatan merupakan istilah asing social
institution. Akan tetapi, ada yang mempergunakan istilah pranata sosial untuk
menerjemahkan social institution. Hal ini dikarenakan social institution
menunjuk pada adanya unsur-unsur yang mengatur perilaku para anggota
masyarakat. Sebagaimana Koentjaraningrat mengemukakan bahwa pranata sosial
adalah suatu sistem tata kelakukan dan hubungan yang berpusat pada aktivitas-
aktivitas untuk memenuhi kompleks-kompleks kebutuhan khusus dalam kehidupan
masyarakat. Istilah lain adalah bangunan sosial, terjemahan dari kata sozialegebilde
(bahasa Jerman) yang menggambarkan bentuk dan susunan institusi tersebut.
Namun, pembahasan ini tidak mem- persoalkan makna dan arti istilah-istilah
tersebut. Dalam hal ini lebih mengarah pada lembaga kemasyarakatan atau lembaga
sosial, karena pengertian lembaga lebih menunjuk pada suatu bentuk sekaligus
juga mengandung pengertian yang abstrak tentang adanya norma-norma dalam
lembaga tersebut. Menurut Robert Mac Iver dan Charles H. Page, mengartikan
lembaga kemasyarakatan sebagai tata cara atau prosedur yang telah diciptakan
untuk mengatur hubungan antarmanusia dalam suatu kelompok masyarakat. Sedangkan
Leopold von Wiese dan Howard Becker melihat lembaga dari sudut fungsinya.
Menurut mereka, lembaga kemasyarakatan diartikan sebagai suatu jaringan dari
proses- proses hubungan antarmanusia dan antarkelompok manusia yang berfungsi
untuk memelihara hubungan-hubungan tersebut serta pola- polanya, sesuai dengan
kepentingan-kepentingan manusia dan sekelompoknya. Selain itu, seorang sosiolog
yang bernama Summer melihat lembaga kemasyarakatan dari sudut kebudayaan.
Summer meng- artikan lembaga kemasyarakatan sebagai perbuatan, cita-cita, dan
sikap perlengkapan kebudayaan, yang mempunyai sifat kekal serta yang bertujuan
untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat. Oleh karenanya, keberadaan
lembaga sosial mempunyai fungsi bagi kehidupan sosial. Fungsi-fungsi tersebut
antara lain: a. Memberikan pedoman kepada anggota masyarakat tentang sikap
dalam menghadapi masalah di masyarakat, terutama yang menyangkut kebutuhan
pokok. b. Menjaga keutuhan dari masyarakat yang bersangkutan. c. Memberi
pegangan kepada anggota masyarakat untuk mengadakan pengawasan terhadap tingkah
laku para anggotanya.
Dengan demikian, lembaga sosial
merupakan serangkaian tata cara dan prosedur yang dibuat untuk mengatur
hubungan antarmanusia dalam kehidupan bermasyarakat. Oleh karena itu, lembaga
sosial terdapat dalam setiap masyarakat baik masyarakat sederhana maupun
masyarakat modern. Hal ini disebabkan setiap masyarakat menginginkan keteraturan
hidup.
Organisasi sosial adalah
perkumpulan sosial yang dibentuk oleh masyarakat, baik yang berbadan hukum
maupun yang tidak berbadan hukum, yang berfungsi sebagai sarana partisipasi
masyarakat dalam pembangunan bangsa dan negara. Sebagai makhluk yang selalu
hidup bersama-sama, manusia membentuk organisasi sosial untuk mencapai
tujuan-tujuan tertentu yang tidak dapat mereka capai sendiri.
Menurut Berelson dan
Steiner(1964:55) sebuah organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
- Formalitas, merupakan ciri organisasi sosial yang
menunjuk kepada adanya perumusan tertulis daripada peratutan-peraturan,
ketetapan-ketetapan, prosedur, kebijaksanaan, tujuan, strategi, dan
seterusnya.
- Hierarkhi, merupakan ciri organisasi yang menunjuk pada
adanya suatu pola kekuasaan dan wewenang yang berbentuk piramida, artinya
ada orang-orang tertentu yang memiliki kedudukan dan kekuasaan serta
wewenang yang lebih tinggi daripada anggota biasa pada organisasi
tersebut.
- Besarnya dan Kompleksnya, dalam hal ini pada umumnya
organisasi sosial memiliki banyak anggota sehingga hubungan sosial antar
anggota adalah tidak langsung (impersonal), gejala ini biasanya dikenal
dengan gejala “birokrasi”.
- Lamanya (duration), menunjuk pada diri
bahwa eksistensi suatu organisasi lebih lama daripada keanggotaan
orang-orang dalam organisasi itu.
Ada juga yang menyatakan bahwa
organisasi sosial, memiliki beberapa ciri lain yang behubungan dengan
keberadaan organisasi itu. Diantaranya ádalah:
- Rumusan batas-batas operasionalnya(organisasi) jelas.
Seperti yang telah dibicarakan diatas, organisasi akan mengutamakan
pencapaian tujuan-tujuan berdasarkan keputusan yang telah disepakati
bersama. Dalam hal ini, kegiatan operasional sebuah organisasi dibatasi
oleh ketetapan yang mengikat berdasarkan kepentingan bersama, sekaligus
memenuhi aspirasi anggotanya.
- Memiliki identitas yang jelas. Organisasi akan cepat
diakui oleh masyarakat sekelilingnya apabila memiliki identitas yang
jelas. Identitas berkaitan dengan informasi mengenai organisasi, tujuan
pembentukan organisasi, maupun tempat organisasi itu berdiri, dan lain
sebagainya.
- Keanggotaan formal, status dan peran. Pada setiap
anggotanya memiliki peran serta tugas masing masing sesuai dengan batasan
yang telah disepakati bersama.
Jadi, dari beberapa ciri organisasi
yang telah dikemukakan kita akan mudah membedakan yang mana dapat dikatakan
organisasi dan yang mana tidak dapat dikatakan sebagai sebuah organisasi
Secara garis besar organisasi dapat
dibedakan menjadi dua macam, yaitu organisasi formal dan organisasi informal.
Pembagian tersebut tergantung pada tingkat atau derajat mereka terstruktur.
Namur dalam kenyataannya tidak ada sebuah organisasi formal maupun informal
yang sempurna.
Organisasi Formal
Organisasi formal memiliki suatu
struktur yang terumuskan dengan baik, yang menerangkan hubungan-hubungan
otoritasnya, kekuasaan, akuntabilitas dan tanggung jawabnya. Struktur yang ada
juga menerangkan bagaimana bentuk saluran-saluran melalui apa komunikasi
berlangsung. Kemudian menunjukkan tugas-tugas terspesifikasi bagi masing-masing
anggotanya. Hierarki sasaran organisasi formal dinyatakan secara eksplisit.
Status, prestise, imbalan, pangkat dan jabatan, serta prasarat lainya
terurutkan dengan baik dan terkendali. Selain itu organisasi formal tahan lama
dan mereka terencana dan mengingat bahwa ditekankan mereka beraturan, maka
mereka relatif bersifat tidak fleksibel. Contoh organisasi formal ádalah
perusahaan besar, badan-badan pemerintah, dan universitas-universitas (J
Winardi, 2003:9).
Organisasi informal
Keanggotaan pada
organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak
sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi
anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan
tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi
informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi
informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya
dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan. Selain itu, organisasi
juga dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder menurut Hicks:
- Organisasi Primer, organisasi semacam ini menuntut
keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka
berlandaskan ekspektasi rimbal balik dan bukan pada kewajiban yang
dirumuskan dengan eksak. Contoh dari organisasi semacam ini adalah
keluarga-keluarga tertentu.
- Organisasi Sekunder, organisasi sekunder memuat
hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi
seperti ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka
memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun
imbalan kepada anggotanya. Sebagai contoh organisasi ini adalah kontrak
kerjasama antara majikan dengan calon karyawannya dimana harus saling
setuju mengenai seberapa besar pembayaran gajinya.
Prinsip-prinsip Organisasi
Prinsip dari
organisasi menawarkan petunjuk untuk menciptakan efisiensi dan efektifitas
struktur organisasi. Dengan kata lain, prinsip-prinsip ini adalah kriteria dari
proses organisasi yang efisien. Pakar manajemen (Henry Fayol, FW Taylor, UL
Urwick dan lainnya) telah menulis beberapa statement khusus yang terkait dengan
fungsi organisasi dalam manajemen. Beberapa prinsip itu antara lain:
- Kesatuan
tujuan : tujuan dari perusahaan
mempengaruhi struktur organisasi dan karena itu tujuan perusahaan harus
ditentukan dengan jelas dan kuat terlebih dahulu. Hal ini memberikan
arahan yang jelas kepada seluruh aspek organisasi dan nantinya akan
dibandingan dengan pencapaian dari tujuan tersebut. Perilaku organisasi
adalah alat untuk mencapai tujuan. Tujuan mungkin akan dibagi dalam tujuan
departemen atau tujuan organisasional. Seharusnya ada kesatuan antar
tujuan. Tujuan juga seharusnya dibuat jelas untuk seluruh orang sehingga
mereka mampu untuk mengerjakan yang terbaik dalam mencapai tujuan
tersebut.
- Divisi
kerja dan Spesialisasi : divisi kerja
mengacu pada spesialisasi. Pembagian tugas berkaitan dengan proses membagi
tugas ke dalam suatu unit tugas yang secara berturut-turut lebih kecil.
Salah satu manfaat utama dari mengorganisasikan tugas adalah bahwa
kelompok orang yang bekerja sama melalui pembagian kerja mampu
menghasilkan lebih dari yang mereka hasilkan sendiri. Hal ini berkaitan
erat dengan sejauh mana tugas-tugas seharusnya dispesialisasikan.
Spesialisasi rendah jika pekerja melakukan beraneka ragam pekerjaan, dan
spesialisasi tinggi jika pekerja hanya melakukan satu tugas saja. Setiap
departemen dari organisasi seharusnya diberikan sebuah fungsi yang
spesifik. Hal ini akan menaikkan tingkkat efisiensi dan kualitas kerja
dari perusahaan. Pada saat yang bersamaan, spesialisasi tidak boleh
menimbulkan akibat yang kurang baik pada keseluruhan sistem yang
terintegrasi. Koordinasi harus dibangun diantara setiap departemen dan
aktivitas. Spesialisasi sangat dibutuhkan untuk meningkatkan efisiensi
dari keseluruhan struktur organisasi.
- Delegasi
Kewenangan :
seharusnya ada pembagian kewenangan yang wajar dalam setiap organisasi,
khususnya untuk organisasi dengan skala yang besar. Ide dasar dari
delegasi adalah untuk melihat kekuatan pengambilan keputusan ditempatkan
dalam porsi yang wajar. Delegasi adalah berguna agar pekerjaan
diselesaikan melalui orang lain. Satu manajer yang sukses secara normal
tidak melaksanakan pekerjaan oleh dirinya sendiri. Dia mendelegasikan
otoritas dan tanggung jawab untuk orang dibawahnya. Dia juga memotivasi
bawahannya dan melihat apakah mereka mengambil inisiatif, mengerjakan
secara efisien dan mendukung pencapain tujuan organisasi.
- Koordinasi : Koordinasi mempengaruhi
integrasi pada fungsi dasar manajemen. Prinsip dari koordinasi adalah penting
saat ini untuk memfasilitasi pencapaian dari keseluhan tujuan organisasi.
Koordinasi tidak akan terjadi secara otomatis. Untuk ini, perlu untuk
membangun hubungan yang baik dalam organisasi.
- Kesatuan
Komando : kesatuan komando mengindikasikan bahwa
setiap bawahan hanya memiliki satu ayasan yang perintahnya harus
dikerjakan. Karyawan seharusnya tidak memiliki lebih dari satu atasan
untuk melakukan laporan atau fungsi perintah atau pemberian arahan.
Laporan kepada lebih dari satu atasan akan memunculkan kebingungan.
- Fleksibilitas : struktur organisasi seharusnya
fleksibel dan tidak kaku. Struktur harus dapat selalu beradaptasi dengan
perubahan situasi dan memungkinkan adanya perubahan atau pergantian tanpa
memunculkan gangguan yang serius.
- Simple/sederhana : struktur organisasi harus dibuat
sederhana untuk pemahaman yang lebih jelas dari karyawan. Struktur juga
seharusnya lebih mudah untuk diatur. Komunikasi internal akan lebih mudah
jika struktur organisasi lebih sederhana. Struktur organisasi harus sesederhana
mungkin .
- Rentang
Kendali : rentang kendali sebisa mungkin
untuk lebih sedikit dan adil. Ini berarti manajer seharusnya tidak
dituntut untuk mengawasi bawahan dalam jumlah besar.
- Chain of
command : prinsip dari chain of command
adalah batas kewenangan dari kepala eksekutif kepada atasan level pertama
sudah didefinisikan dengan jelas. Batas kewenangan harus didefinisikan
dengan wajar untuk menghindari kebingungan.
- Prinsip
pengecualian : eksekutif
pada level yang level lebih tinggi sibuk dengan hal-hal yang penting dan
memiliki batas waktu untuk mempelajari hal-hal administratif rutin.
Masalah yang sangat rumit dan luar biasa kompleks harus diselesaikan oleh
top management dan masalah rutin harus dihadapi oleh eksekutif yunior pada
tingkat yang lebih rendah. Lebih dari itu, waktu dari top management
ditabung. Mereka dapat mempergunakan waktu mereka untuk menghadapi masalah
yang lebih penting dan kompleks.
- Wewenang
& Tanggung Jawab
:wewenang
bertindak sebagai alat kuat yang digunakan manajer untuk mencapai tujuan
tertentu. Wewenang dari setiap manajer harus didefinisikan dengan jelas.
Karyawan tidak bisa lari dari tanggung jawab hanya dengan mendelegasikan
wewenang kepada bawahannya. Sebaliknya, tanggung jawab atasan pada
perilaku bawahannya adalah mutlak.
- Efisiensi : struktur organisasi seharusnya
mampu untuk meningkatkan fungsi secara lebih efisien. Untuk itu, struktur
harus sesuai dengan nature, ukuran, aktifvitas, dll dari organisasi.
- Keseimbangan
yang wajar :
keseimbangan yang wajar dibutuhkan dalam aspek yang berbeda dalam
organisasi. Ini berarti harus ada keseimbangan yang beralasan dalam ukuran
dan dungsi departemen, sentralisasi dan desentralisasi organisasi, rentang
kendali, chain of command dan akhirnya antara aset manusia dan material.
- Pemisahan
fungsi lini dan staf
: fungsi
lini seharusnya dipisahkan dengan fungsi staff walaupun mereka memiliki
karakter yang mirip. Fungsi lini langsung terhubung dengan kegiatan
operasi sedangkan fungsi staf adalah pelengkap dari fungsi lini. Fungsi
ini harus dikoordinaiskan jika dibutuhkan tetapi secara normal harus
dipisahkan.
Ketrampilan Manajemen
yang Dibutuhkan
Ketrampilan yang dibutuhkan dalam
manajemen dibagi atas kategori hubungan, seperti;
- Hubungan
antar Pribadi terdiri dari:
a. Pemimpin Lambang (Figurehead)
Kepala Simbolis yang diperlukan
untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat legal dan
sosial.
b. Pemimpin (Leader)
Pemimpin bertanggung jawab untuk
memotivasi dan mengaktifkan bawahan, bertanggung jawab untuk mengisi posisi
yang kosong (staffing), melatih dan tugas-tugas yang terkait
c. Penghubung (Liaison)
Penghubung sebaiknya dapat
memelihara suatu jaringan kontak luar yang berkembang sendiri yang
secara langsung atau tidak langsung dapat memberikan dukungan dan informasi.
·
Hubungan dengan Informasi terdiri
dari:
a. Pemantau (Monitor)
Pemantau berkewajiban sebagai pusat
saraf informasi baik internal dan eksternal yang berkaitan dengan
organisasi.
b. Penyebar (Dissiminator)
Penyebar berkewajiban untuk
meneruskan informasi yang diterima dari orang luar atau dari bawahan kepada
anggota-anggota lain dalam organisasi.
c. Jurubicara (Spokesperson)
Jurubicara berkewajiban untuk
meneruskan informasi kepada orang luar mengenai rencana, kebijakan, tindakan
dan hasil yang dicapai oleh organisasi.
·
Hubungan dengan Pengambilan
Keputusan terdiri dari:
a. Wirausaha (Entrepreneur)
Sikap kewirausahaan diperlukan dalam
encari kesempatan (celah) dalam organisasi dan lingkungannya serta memprakarsai
“proyek- proyek perbaikan” untuk menimbulkan perubahan sehingga dapat
meningkatkan organisasi.
b. Pengendali Gangguan (Disturbance
Handler)
Dalam mengatur (managing) diperlukan
rasa tanggung jawab atas tindakan, yang korektif bila organisasi menghadapi gangguan
mendadak dan/ atau berada dalam keadaan genting (urget).
c. Pengalokasi Sumber Daya
(Resource Allocator)
Dalam mengatur (managing) diperlukan
rasa tanggung jawab terhadap alokasi segala sumber daya organisasi
yang ada dan dipergunakan, sehingga tidak terjadi manipulasi sumber daya yang
tidak bertanggung jawab.
d. Perunding (Negotiator)
Dalam mengatur (managing) juga
penting untuk mewakili organisasi pada perundingan- perundingan utama
yang dapat meliputi kerjasama.
Sebab Keberhasilan dan
Kegagalan Organisasi
Sebab
keberhasilan dan kegagalan suatu organisasi dapat ditinjau dari beberapa
faktor, yaitu:
- · Faktor intern: faktor yang berasal dari dalam
organisasi itu sendiri. Faktor ini dapat meliputi pemimpin dalam
organisasi, pekerja (staf), cara pengaturan dan pengembangan organisasi,
dan sebagainya.
- · Faktor ekstern: faktor yang berasal dari luar
yang kerap kali ikut mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan suatu
organisasi.
http://ronawajah.wordpress.com/2007/05/13/
